Apostilla y Legalización de Documentos Oficiales: Guía paso a paso

En la era globalizada, es común que las personas necesiten validar documentos fuera de su país de origen. Uruguay no es la excepción. Para que estos documentos sean válidos en el extranjero, es necesario apostillarlos o legalizarlos.

En este artículo, te explicaremos en detalle qué son las apostillas y legalizaciones, qué documentos necesitan este trámite, cuáles son los requisitos, cómo se realiza el proceso, cuánto tiempo tarda, cuánto cuesta y qué exoneraciones existen.

¿Qué son las apostillas y las legalizaciones?

Depende el país en donde se debe presentar la documentación, se deberá apostillar o legalizar. Las apostillas y legalizaciones son sellos o marcas que se colocan en los documentos públicos para validar su autenticidad y permitir su uso en otro país. La diferencia entre ambas radica en su alcance:

Apostilla

Es un sello único que se utiliza entre los países miembros del Convenio de La Haya de 1961, simplificando el proceso de legalización. Uruguay es parte de este convenio desde el año 2012. Sirve para documentos emitidos o intervenidos por organismos públicos uruguayos para ser presentados en el exterior.

Legalización

Es un proceso más complejo que se utiliza para documentos que van a países que no son parte del Convenio de La Haya. Se utiliza para los documentos que vienen del exterior para que tengan validez en el país.

¿Qué documentos necesitan apostilla o legalización?

En general, se requieren apostillas o legalizaciones para documentos como:

• • Actas de nacimiento, matrimonio y defunción.
• • Certificados de estudios.
• • Poderes.
• • Sentencias judiciales.
• • Contratos.

Es importante verificar con el país de destino qué documentos específicos necesitan apostilla o legalización, ya que los requisitos pueden variar. Algunos países, por ejemplo, pueden exigir la apostilla o legalización de documentos adicionales, como certificados médicos o poderes generales.

Requisitos

Para apostillar o legalizar un documento en Uruguay, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• • Agendar una visita.
• • Presentar el documento original que se desea apostillar o legalizar. El documento debe estar en buen estado y no presentar roturas, manchas o enmiendas. En caso de hacerlo virtualmente debe ser un archivo escaneado no fotografías.
• • Pagar la tasa correspondiente.
• • Completar un formulario con los datos del solicitante y el documento.
• • Si el documento está en un idioma extranjero, se deberá presentar una traducción jurada al español. La traducción debe ser realizada por un traductor público matriculado en Uruguay.
• • Validez: los documentos no podrán tener más de un año de expedición, salvo que en el documento tenga una validez diferente.
• • Los documentos del exterior deberán contar con la intervención del Consulado uruguayo correspondiente.

Requisitos adicionales para apostillas

A su vez, los documentos que requieran apostillado deberán presentar una legalización previa del organismo correspondiente:

• • Suprema Corte de Justicia: documentos otorgados por Escribanos, traductores o del Poder Judicial.
• • Ministerio de Educación y Cultura: documentos de estudio.
• • Departamento de Habilitación y Control de Profesionales de la Salud: certificados de vacunación, documentos de oficinas del Ministerio de Salud Pública y otros documentos firmados por profesionales de la salud.
• • Ministerio de Relaciones Exteriores: partidas de nacimiento, matrimonio o defunción.

¿Cómo se hace?

El proceso de apostilla o legalización se puede realizar de dos maneras:

Por internet

• 1. Contar con Contar con Usuario gub.uy u otro medio de identificación electrónico.
• 2.Seleccionar la opción "Iniciar trámite en línea".
• 3. Elegir el tipo de trámite (apostilla o legalización).
• 4. Cargar los documentos requeridos. Los archivos pueden tener hasta 10MB.
• 5. Pagar la tasa correspondiente.
• 6. Agendar una cita para la presentación del documento original.
• 7. Una vez apostillado o legalizado, el documento se podrá retirar en persona o recibirlo por correo.

Presencialmente

• 1. Dirigirse al Centro de Atención Ciudadana del Ministerio de Relaciones Exteriores en Montevideo, ubicado en la calle Rincón 569 esq. Misiones.

• 2. Presentar el documento original, el formulario completo y el comprobante de pago de la tasa.
• 3. Retirar el documento apostillado o legalizado en el mismo día.

¿Cuánto tiempo demora?

El tiempo de procesamiento de las apostillas y legalizaciones es de aproximadamente 5 (cinco) días hábiles. Sin embargo, es importante tener en cuenta que este plazo puede variar en función de la cantidad de solicitudes que esté recibiendo el Ministerio de Relaciones Exteriores. A su vez, antes de ser aprobado se debe analizar el documento, lo que puede implicar una demora superior.

¿Cuánto cuesta apostillar o legalizar un documento?

El costo varía según el trámite que se deba realizar. En 2024 los precios actualizados son:

• • Apostilla: $711 pesos uruguayos.
• • Legalización: $347 pesos uruguayos.

En todos los casos se abona en pesos uruguayos a través del pago en línea o red de cobranza Abitab.

Exoneración de pago

En los siguientes casos, las personas estarán exentas de pagar la tasa:

• • Certificado que acredite la situación de vulnerabilidad social.
• • Legalizaciones de Cartas Poder para presentar ante BPS expedidas por Consulados uruguayos en el exterior.
• • Documentación relativa a traslados de restos humanos o cenizas.

En todos los casos se deberá enviar primero un correo a [email protected], ya que el sistema permite avanzar solo con el pago aprobado.

Ahora ya sabés

Los documentos apostillados o legalizados pueden ser de mucha importancia tanto en Uruguay como en el exterior. Siguiendo los pasos mencionados y cumpliendo con los requisitos, se puede llevar a cabo de manera eficiente y efectiva. Los ciudadanos podrán elegir la modalidad online o presencial según sus necesidades, con las facilidades que otorga el sistema. Es importante revisar qué tipo de autenticación necesitará la documentación antes de iniciar el trámite.